Projektit ovat isoja kokonaisuuksia, jotka vaativat muun muassa projektinhallintaa, ongelmanratkaisukykyä sekä ajankäytön suunnittelua. Ne ovat joukko useita tehtäviä, joita on osattava suunnitella, aikatauluttaa ja organisoida. Ydinviestissä erityisesti puheenjohtajan ja projektipäällikön roolit nousevat esiin isojen kokonaisuuksien hallitsemisen osalta. Nämä roolit vaativat paljon, mutta voivat osaltaan myös opettaa uusia taitoja.
Haastattelimme vuoden 2023 Ydinviesti ry:n puheenjohtajaa Ellaa ja sekä tapahtuman projektipäällikkö Saria siitä, millaisia kokemuksia projektinhallinnasta heillä on ollut ollessaan mukana Ydinviesti ry:ssä. Kysymysten pohjalta he kertoivat meille omia näkemyksiään ja tuntemuksiaan.
Millaisia haasteita olette kohdanneet näin suuren kokonaisuuden hallinnassa, ja miten tehokas viestintä on auttanut näiden haasteiden voittamisessa?
Ella: Mulla nyt ei sinänsä ole ollut mitään erityisen suurta kokonaisuutta hallittavana viime vuonna, Ydinviestissä kun projektitiimi toteuttaa Ydinviesti-tapahtumaa. Mutta kaikki pienemmät projektit ja hommat, mitä viime hallitusvuoteen mahtui paljonkin oli mun mielestä yhteispeliä. Meillä oli ihan loistava hallitus kasassa, ja auttoi tosi paljon, että kaikki otti vastuuta ja kertoi muille avoimesti niin hyvistä kuin huonoistakin jutuista.
Sari: Mulle haasteellista oli ainakin se, ettei aivan täysin etukäteen tiedä mitä kaikkea Ydinviestin järkkäämiseen liittyy ja mitä pitää huomioida. Oon suurenluokan ennakoija ja tämä olikin hyvää treeniä siihen, että asiat selviää pala kerrallaan ja epävarmuutta täytyy sietää. Toiseksi haasteeksi voisin nostaa projektitiimin organisoitumisen ja sen, että kaikilla olisi varmasti sama käsitys asioista ja tieto kulkeutuu sujuvasti kaikille. Nämä tietysti on nimenomaan viestinnällisiä haasteita ja musta meidän loistava tiimi taklasi ne hienosti!
Millaisia erityispiirteitä opiskelijapohjaisella tiimillä on projektinhallinnassa, ja miten nämä vaikuttavat viestintään?
Ella: Mun kokemuksen mukaan viestinnän ja journalistiikan opiskelijoiden kanssa on aina ihan mahtavaa tehdä hommia! Kaikilla on ihan timanttista osaamista tiimityöskentelystä ja viestintä ei sakkaa lähes koskaan. Toki opiskelijaporukalla tehdessä sattuu ja tapahtuu kaikenlaista, koska asioita vasta opetellaan ja monia juttuja tehdään ekaa kertaa. Itse oon kokenut vapaaehtoiset opiskelijatiimit kuitenkin antoisiksi, koska niissä onnistumisen ilot ja mokien paikkaukset käydään yhdessä läpi.
Sari: Tämä oli mun ensimmäinen kokemus tapahtumaprojektin hallinnasta, joten vertailupintaa ei hirveästi ole. Sanoisin kuitenkin yhdeksi erityispiirteeksi sen, että opiskelijoilla on luonnollisesti myös opinnot, työt, harrastukset jne., joiden kesken aikaa täytyy jakaa. Tämä voi aiheuttaa myös ylikuormaa viestintään. Siksi onkin tärkeetä huolehtia, että projektiin liittyvää viestintää keskittää selkeesti yhteen paikkaan.
Kuinka olette sovittaneet yhteen opiskelun ja projektin/hallituksen vaatimukset?
Ella: Tämä onkin kinkkisempi kysymys. Ajanhallinta ei koskaan ole ollut mun vahvuus, mutta niin vain sitäkin oppii harjoittelemalla. Ja viime vuosi onkin antanut mahdollisuuksia treenille.
Sari: Yritin pitää mielessä projektin alussa saamani arvion, että Ydinviesti vie aikaa noin 4–6 tuntia viikossa. Aluksi tää ei omalla kohdalla pitänyt paikkansa, mutta ihan vaan siksi, että olin niin innoissani ja aikaa hurahtikin enemmän. Syksyn mittaan projektinhallintaan liittyvät tehtävät alkoivat hoitua enemmän rutiinilla ja opinnot kulki siinä rinnalla.
Välillä joutuu tekemään valintoja ja päätöksiä myös silloin, kun ihan kaikki ei ole täysin varmaa. Se vaatii rohkeutta ja sitä on saatu tässä yhdessä harjoitella.
Sari, Ydinviestin 2024 projektipäällikkö
Millaisia oppimiskokemuksia olette saaneet projektinhallinnasta ja viestinnästä? Miten projektissa toimiminen on vaikuttanut omiin viestintätaitoihinne ja johtamiskokemukseenne?
Ella: Vaikka oonkin ollut eri yhteyksissä mukana erilaisissa projekteissa jo aiemminkin, muistuu viestinnän merkitys mieleen aina erilaisia projekteja tehdessä. Se, että muistaa kertoa ja varmistaa asioita useampaankin kertaan ja kirjoittaa ”turhiakin” asioita ylös on usein projektin loppupuolella kultaakin arvokkaampaa.
Viime vuosi on ehdottomasti lisännyt mun luottamusta omiin taitoihini viestijänä ja johtajanakin. Vaikka tietysti johtaminenhan on helppoa, kun on timanttinen tiimi jakamassa taakkaa ja vastuuta.
Sari: Projektitiimissä mukana oleminen oli ihan huippua! Kokemus vahvisti sitä, että projektinhallinta on mulle aika luontaista ja tykkään siitä. Viestinnän merkityksen lisäksi projektissa mukana oleminen on opettanut päätöksenteon tärkeyttä. Välillä joutuu tekemään valintoja ja päätöksiä myös silloin, kun ihan kaikki ei ole täysin varmaa. Se vaatii rohkeutta ja sitä on saatu tässä yhdessä harjoitella. Kaikki edellä mainitut on tuoneet mulle varmuutta viestijänä ja johtajana. Ydinviestissä mukana oleminen onkin ollut myös ammatillisesta näkökulmasta todella arvokas kokemus.
Terveisiä tulevaisuuden Ydinviestiläisille?
Ella: Ydinviesti on maailman paras paikka päästä oppimaan ja kokeilemaan uusia juttuja! Jos siis oot ikinä miettinyt mukaan lähtemistä, niin älä mieti enää vaan lähde rohkeasti mukaan.
Sari: Jos yhtään kiinnostaa projektinhallintaan liittyvät tehtävät, niin iso suositus! Ydinviestin ihana yhteisö on niin hyvä paikka vahvistaa omaa osaamista. Ja näin gradua kirjoittaessa vinkkaan myös, että Ydinviestissä mukana oleminen tuo sen työstämiseen kivaa vaihtelua.
Kuten vastauksista voi päätellä, kaikki kokemukset projektinhallinnasta auttavat kehittämään niin projektin aloittamista, suunnittelua, toteuttamista ja viimeistelyä. Kokonaisuuksien hallitseminen kehittää ongelmanratkaisukykyä ja organisointitaitoja. Ydinviesti on projekti, jonka osalta jokaisen on mahdollisuus oppia jotain niin projektin hallinnasta kuin itsestään. Matkalla sattuu ja tapahtuu, eikä asiat mene välttämättä juuri niin kuin on suunniteltu. Tärkeintä on uskaltaa yrittää ja olla lannistumatta vastoinkäymisistä.