Laadittu 4.2.2025.
1) Rekisterinpitäjä
Ydinviesti ry
Helvintie 2 G 18
40500 Jyväskylä
Y-tunnus 2984945-4
2) Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Ida Seluska
Zeppelinallee 72
60487 Frankfurt am Main, Saksa
pj@ydinviestiry.fi
puh. +358 405324978
3) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään tiedottamiseen, sidosryhmätoiminnan hallintaan, markkinointiin ja yhdistyksen kehitystyöhön. Käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi tiedotteiden lähettäminen, yhdistyksen tutkimuksista viestiminen, koulutus- ja tapahtumailmoittautumisten kerääminen ja käsitteleminen sekä muu yhdistyksen sidosryhmätoimintaan liittyvät toimet.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai yhdistyksen oikeutettuun etuun.
Tietoja ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
4) Rekisterin tietosisältö
Rekisteri saattaa sisältää seuraavia tietoja:
- yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- tieto työ- tai opiskelustatuksesta (esim. työelämässä, opiskelija, freelancer, eläkeläinen)
- tieto työpaikasta ja -suhteesta (esim. titteli, työnantaja)
- mahdollisia muita tapauskohtaisesti käyttäjän suostumuksella kerättäviä tietoja
5) Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan henkilöiden aloitteesta ja suostumuksella. Henkilötietoja kerätään yleisesti avoimista lähteistä, kuten julkisilta nettisivuilta tai muista avoimista tietolähteistä.
Jäseniä koskevat tiedot saadaan pääosin itse jäseniltä esimerkiksi tapahtuma- ja tiimi-ilmoittautumisten yhteydessä sähköpostilla tai muulla tavalla.
6) Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Jos esimerkiksi tapahtuman yhteydessä osallistujien tiedot luovutetaan yhteistyökumppaneille osallistujien sisäänkirjausta, yhteydenottoja tai materiaaleja varten, tietoja käsitellään asianmukaisten tietosuojakäytännöt huomioiden.
Erityistilanteissa, pelkästään henkilöiden suostumuksella, yhteystietoja voidaan luovuttaa muille tapahtuman osallistujille esimerkiksi verkostoitumistarkoituksiin.
7) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos palveluntarjoaja tai yhteistyökumppani siirtää henkilötietoja toimintansa yhteydessä, heidän tulee seurata tarpeellisia suojatoimia, esimerkiksi EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016), rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi.
8) Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa pääsääntöisesti vältellään. Jos esimerkiksi lista osallistujista yhteystietoineen tulostetaan, se hävitetään tietosuojakäytäntöjä noudattaen, kun sitä ei enää tarvita toiminnan suunnittelemiseen, toteuttamiseen tai raportoimiseen.
Sähköinen aineisto
Rekisteritietoja sisältäviin järjestelmiin (esim. Kide.app) ovat oikeutettuja vain ne Ydinviesti ry:n hallituksen ja Ydinviesti-tapahtuman projektitiimin toimijat, joilla on tehtäviensä puolesta perusteltu syy käsitellä tietoja. Palveluntarjoajat vastaavat osaltaan järjestelmien teknisistä suojauksista.
Ydinviesti ry:n toimijat eivät säilytä, mutta käsittelevät, rekisteritietoja henkilökohtaisilla tietokoneillaan. Tietokoneet ja ohjelmistot, joissa säilytetään henkilötietoja, on suojattu asianmukaisesti esimerkiksi kaksivaiheisella tunnistautumisella ja huolehtimalla ajankohtaisista päivityksistä. Käyttäjät on velvoitettu käsittelemään tietoja vain silloin, kun se on tarpeellista. Vain kyseisellä toimijalla on pääsy tietoihin. Rekisterissä oleville henkilöille ilmoitetaan tietoturvaloukkauksista asianmukaisella tavalla.
9) Rekisterissä olevien henkilöiden oikeudet
Rekisterissä olevilla henkilöillä on oikeus tarkastaa henkilötietonsa. Tietoja voi pyytää tarkastettavaksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen pj@ydinviestiry.fi.
Rekisterissä olevat henkilöt voivat koska vain pyytää omien tietojensa oikaisemista, päivittämistä tai poistamista.
Rekisterissä olevat henkilöt voivat vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä lainsäädännön puitteissa. Suostumus käsittelyyn voidaan peruuttaa milloin tahansa, jonka jälkeen tietoja ei enää käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa oikeusperustetta.
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa tietosuojalainsäädäntöön liittyvistä oikeuksista tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi. Valituksen tai kantelun tietojen käsittelystä voi lähettää osoitteessa tietosuoja.fi .